4 نکته ساده برای کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک

یک از شرط های کافی برای طراحی سایت کلینیک زیبایی همین کاهش زمان انتظار مخاطبان کلینیک است. در انتظار طولانی مدت برای انجام خدمات با دستگاه یا پزشک در کلینیک باعث نا امیدی و عصبانیت مخاطب می شود، حتی صرف نظر از این که چقدر خدمات کلینیک شما خوب و عالی است می تواند رضایت مخاطب را به طور کلی کاهش دهد. در این مقاله راهکار هایی برای کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک را شرح می دهیم.

درحالی که تحقیقات نشان داده است که 63 درصد از پزشکان فکر می کنند کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک بدون تاثیر یا حداقل تاثیر را بر توانایی نگهداری مخاطب یا بیمار را دارد، و همان تحقیقات نشان می دهد که 24 درصد از مخاطبان و بیماران کلینیک ها به دلیل انتظار زیاد در کلینیک ناامید شده اند. به طور کلی نظر سنجی های مختلفی وجود دارد که همه از اهمیت کاهش زمان انتظار مخاطب و به روز نگه داشتن مخاطب از وضعیت قرار ملاقاتشان را برجسته می کند.

در این مقاله 4 نکته ساده برای کاهش زمان انتظار مخاطب و افزایش بهره وری کلینیک به شما می گوییم:

1. به مخاطبان اجازه دهید تا از راه دور نوبت رزرو کنند.
2. وضعیت شلوغی و خلوتی کلینیک را به مخاظبان نشان دهید.
3. عدم حضور، کنسلی و دیر آمدن مخاطب را کاهش دهید.
4. بیماران خود را در جریان وضعیت نوبت دهی خود قرار دهید.

چرا زمان انتظار برای مخاطبان خسته کننده است؟

زمان انتظار برای مشتریان در کلینیک ممکن است خسته کننده باشد به دلایل زیر:

• مخاطبان به کلینیک می آیند تا خدمات دریافت کنند، انتظار زیاد منجر به تلف کردن وقت مخاطب می شود و برخی از افراد این روند را خسته کننده و دردسرآور می دانند.
• ممکن است مخاطب نگران حفظ رعایت زمان ملاقاتشان باشند و زمانی که انتظار زیاد می شود این حس نگرانی هم بیشتر می شود.
• زمان مخاطب یا بیمار تلف می شود و همین موضوع باعث عدم رضایت مخاطب میشود.

چرا کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک مهم است؟

کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک اهمیت زیادی دارد و دارای مزایا و تأثیرات مثبتی بر روی بیماران و نیز خدمات کلینیک شما است:

1. رضایت بیماران: زمان طولانی انتظار می‌تواند برای بیماران تنش و ناراحتی ایجاد کند. با کاهش زمان انتظار، بیماران احساس رضایت و راحتی بیشتری خواهند داشت.
2. بهبود تجربه بیمار: زمان انتظار کمتر به معنی صرفه‌جویی در زمان برای بیماران است. بیماران می‌توانند زمان بیشتری را صرف مراقبت از سلامت خود کنند و از خدمات بهتری بهره بگیرند.
3. افزایش اعتماد بیماران: زمان انتظار طولانی می‌تواند به بیماران احساس عدم توجه و نادیده‌گرفته شدن بدهد. با کاهش زمان انتظار، بیماران می‌توانند احساس کرد که پزشکان و نیروهای درمانی به سلامتی آن‌ها اهمیت می‌دهند و مراقبت مناسبی برای آن‌ها فراهم می‌کنند.
4. بهبود بهره‌وری کلینیک: با کاهش زمان انتظار، پرسنل کلینیک بتوانند نوبت‌دهی را بهبود بخشند و بیماران بیشتری را در طول یک روز دریافت کنند. این باعث افزایش بهره‌وری و درآمد کلینیک می‌شود.
5. محافظت از سلامت عمومی: عدم وجود زمان انتظار طولانی یعنی کاهش احتمال تماس بیماران با دیگران در کلینیک و احتمال انتقال بیماری‌ها. به عبارت دیگر، با کاهش زمان انتظار، از تماس‌های زائد و غیرضروری بین افراد مختلف در کلینیک جلوگیری می‌شود و خطر انتشار بیماری‌ها کاهش می‌یابد.

بنابراین، کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک علاوه بر بهبود تجربه بیماران، تأثیر مستقیم و مهمی بر روی بهبود عملکرد کلینیک و خدمات بهداشتی دارد.

1. رزور نوبت از راه دور

یک پورتال ساده رزرو آنلاین در سایت می تواند در تمام طول روز در زمان صرفه جویی کند و زمان انتظار مخاطبان کلینیک زا به میزان قابل توجهی کاهش دهد. که اطلاعات بیمار یا مخاطب را توسط پورتال جمع آوری کنید و به مخاطب اجازه دهید اطلاعات شخصی خود را پر کند، به روز رسانی کند، قرار ملاقات را انتخاب کند. برای انجام این کار مراحل زیر را پیش ببرید:

1. یک سایت برای کلینیک زیبایی خود راه اندازی کنید.
2. سایت یک سیستم رزرو آنلاین داشته باشد که به مخاطب اجازه می دهد نوبت خود را آنلاین رزرو کند. این سیستم باید دارای امکاناتی مانند انتخاب نوع خدمات، انتخاب پزشک، انتخاب تاریخ و ساعت، مشاهده تعداد نوبت های باقی مانده و هر چیزی که به خدمات کلینیک زیبایی شما می شود را درج کند.
3. بعد از انتخاب نوبت توسط مخاطب، باید یک پیام تایید به مخاطب ارسال شود که این کار از طریق ایمیل، پیام و… امکان پذیر است.

2. نشان دادن وضعیت شلوغی و خلوتی کلینیک

ممکن است کلینیک شما در تایم های از سال وضعیت شلوغ تری نسب به دیگر تایم های دیگر سال داشته باشد و این موضوع بستگی به نوع خدمات کلینیک زیبایی شما دارد. داشتن شبکه های اجتماعی برای نشان دادن وضعیت کلینیک به مخاطبان کمک می کند که اگر مخاطب یا بیمار می خواهد از کلینیک شما وقت بگیرد، درصورتی که حتما کلینیک شما انتخابش باشد این شلوغی را تحمل کند و در غیر این صورت با دیدن شلوغی کلینیک، زمانی دیگر به گرفتن نوبت اقدام کند.

3. عدم مراجعه و کنسلی بیمار یا مخاطب را کاهش دهید

درصدی از پزشکان می گویند که دیر آمدن برخی از مراجعه کنندگان ، معمولا بزرگترین دلیل عقب ماندن برنامه کلینیک است. مطمئنا نمیتوانید به بیمار یا مخاطب دائم گوش زد کنید که در زمان نوبت حاضر شوند! پس باید به دنبال راه کار هایی دیگر برای کاهش زمان انتظار مخاطبان در کلینیک باشید، چند راهکار برای شما در این مقاله شرح می دهیم:

• تشویق به رزرو آنلاین: با داشتن سیستم رزرو آنلاین بیمار یا مخاطب می تواند نوبت خود را پیش از رسیدن به کلینیک رزرو کند و الزامی به حضور بی مورد در کلینیک نداشته باشد.
• اطلاع رسانی صحیح و به موقع: مخاطب کلینیک باید به درستی و به موقع از زمان نوبت و هرگونه تغیییر در آن مطلع شود. ارسال پیامک یا تماس مستقیم به مخاطب کمک می کند تا بداند زمان نوبت آن چه تغییری کرده است.
• مدیریت دقیق ترافیک: همانطور که می دانید برخی از شهر های کشور به دلایلی مثل پرحمعیت بودن و… ترافیک و شلوغی زیادی دارند، پس همیشه در نوبت دهی های خود این قضیه را نظر بگیرید که امکان دارد مشتری به دلیل ترافیک زیاد دیرتر به کلینیک برسد.
• ترتیب الویت بندی: در صورتی که بیمار یا مخاطبی عجله داشت، زمان نوبت آن مخاطب را طوری تعیین کنید که باعث مزاحمت مخاطبان دیر نشود.

با رعایت و پیاده سازی این راهکارها، میتوانید تجربه مثبتی را برای مخاطبان کلینیک ایجاد کنید.

4. مخاطبان را در جریان نوبت دهی قرار دهید

امکان دارد بیماران یا مخاطبان به دلیل مشغله های زیاد و دلایل دیگر نوبت خود را فراموش کنند، حتما یک روز قبل از توبت مراجعه کننده با آن تماس برقرار کنید یا پیامک بزنید که نوبتش را یادآوری کنید. با اینکار مراجعه کنننده متوجه می شود که زمان رزرو نوبت برای کلینیک شما مهم است و همچنین متوجه ارزشی که برای مخاطب می گذارید می شود. پس به طور کلی کاهش زمان انتظار مخاطبان از نکات مهمی است که هر کلینیک داری باید آن را رعایت کند.